Última Actualización: Junio 2026
La Clínica Oftalmológica Peñaranda, identificada con el NIT 807.002.152-8 que se asigne en sus registros oficiales, con sede principal en la Calle 17 n° 0-88, Barrio La Playa, Cúcuta, Norte de Santander, en adelante “La Clínica”, es la responsable del tratamiento de los datos personales a los cuales tenga acceso a través del desarrollo de su actividad médico-asistencial. Asimismo, actúa como garante de la administración de las bases de datos en las cuales se almacena dicha información.
Los lineamientos contenidos en este documento son aplicables a los datos de carácter personal que hayan sido registrados en las bases de datos de La Clínica y que sean susceptibles al tratamiento requerido, en estricto cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás disposiciones complementarias vigentes sobre la materia.
Esta política es de carácter obligatorio para La Clínica en calidad de responsable del tratamiento de datos, así como para los encargados que realizan el tratamiento de datos personales por cuenta de la institución. Tanto el responsable como los encargados deben salvaguardar la seguridad de las bases de datos y guardar estricta confidencialidad respecto de los mismos.
1. GENERALIDADES
1.1 CONSIDERACIONES LEGALES Y SECTORIALES
El régimen de protección de datos personales aplicado al sector salud en Colombia cuenta con un marco normativo especial debido a la naturaleza sensible de la información clínica. La Clínica desarrolla su política en armonía con:
La Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1074 de 2015 (Régimen General de Habeas Data).
La Ley Estatutaria 1266 de 2008 (Datos financieros y crediticios, aplicable a la gestión de recaudo y convenios).
La Resolución 839 de 2017 (Manejo, custodia, conservación y disposición final de las Historias Clínicas).
La Ley 2015 de 2020 y sus decretos reglamentarios vigentes para la interoperabilidad de la Historia Clínica Electrónica.
Los desarrollos jurisprudenciales dictados por la Corte Constitucional (Sentencias C-748 de 2011, T-176A de 2014 y T-358 de 2014).
La Dirección Científica de la institución, a cargo del Dr. Carlos Iván Peñaranda Gómez, garantiza a los titulares de los datos que todo tratamiento médico-asistencial o administrativo de la información se ejecutará bajo los más altos estándares de seguridad técnica y humanización.
1.2 DEFINICIONES ESENCIALES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular, mediante la cual se le informa sobre la existencia de las políticas de tratamiento aplicables.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.
Datos Personales: Información asociada o vinculada a una o varias personas naturales determinadas o determinables (identificación, ubicación, contacto).
Datos Públicos: Datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, o contenidos en registros públicos o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas.
Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. En La Clínica, se consideran datos sensibles los datos relativos a la salud visual y general, diagnósticos, datos biométricos (fotografías oculares, escaneos de retina, huellas dactilares) y la historia clínica del paciente.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable (ej. proveedores de software de historia clínica, laboratorios externos, asesorías jurídicas).
Habeas Data: Derecho constitucional de toda persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ella en bancos de datos o archivos.
Oficial de Protección de Datos: Persona o área designada por La Clínica para asumir la función de vigilar la implementación efectiva de esta política y tramitar las solicitudes de los Titulares.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de la información. Para efectos de este documento, es la Clínica Oftalmológica Peñaranda.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
1.3 PRINCIPIOS RECTORES
La Clínica aplicará de manera integral los siguientes principios en la recolección y administración de datos:
Principio de Legalidad: El tratamiento es una actividad reglada sujeta a la normativa colombiana vigente.
Principio de Finalidad: El tratamiento responderá a una finalidad legítima e institucional, informada previamente al Titular.
Principio de Libertad: Solo se ejercerá tratamiento con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. No se captarán datos sin autorización previa, salvo mandatos legales específicos.
Principio de Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de Transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener información sobre la existencia de los datos que le conciernan en cualquier momento.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los datos de salud (salvo los públicos) solo estarán disponibles para el personal médico autorizado y el Titular. Queda prohibida su divulgación en medios masivos o internet sin controles técnicos de acceso restringido.
Principio de Seguridad: El uso de herramientas digitales (como Elementor, WordPress y APIs de comunicación) contará con medidas técnicas y administrativas para evitar la pérdida, adulteración o acceso no autorizado.
Principio de Confidencialidad: Todo el personal médico, administrativo o externo de La Clínica que intervenga en el manejo de datos está obligado a guardar reserva profesional, incluso después de finalizada su relación laboral o contractual.
2. DESCRIPCIÓN Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
La Clínica recolecta datos personales de pacientes, familiares, acompañantes, colaboradores, aspirantes y proveedores. Dichos datos incluyen de manera enunciativa: nombres, identificación, datos de contacto, entidad aseguradora (EPS, Medicina Prepagada, ARL), e información clínica (antecedentes, resultados de exámenes diagnósticos oftalmológicos u otorrinolaringológicos, órdenes médicas y procedimientos quirúrgicos).
2.1 FINALIDADES GENERALES Y ASISTENCIALES
La información proporcionada por los titulares se requiere para:
La adecuada prestación de los servicios de salud visual, optometría, oftalmología, otorrinolaringología y subespecialidades de la institución.
La gestión, agendamiento y confirmación de citas médicas, cirugías, terapias y exámenes diagnósticos a través de canales tradicionales o digitales (mensajería instantánea como WhatsApp mediante enlaces wa.me, llamadas telefónicas o correo electrónico).
La comunicación con la Entidad Administradora de Planes de Beneficios (EPS, EPS-S, Medicina Prepagada, Pólizas de Salud) para autorizaciones, facturación y auditorías de cuentas médicas.
El envío de recordatorios de controles clínicos, fórmulas médicas, resultados de exámenes y facturación electrónica.
2.2 FINALIDADES PARTICULARES SEGÚN EL TIPO DE TITULAR
A. Pacientes, Familiares y Acompañantes:
Garantizar la continuidad asistencial e integrar los registros clínicos según la normativa de Historia Clínica Electrónica Interoperable.
Realizar encuestas de satisfacción y evaluación de la calidad del servicio médico prestado.
Informar sobre campañas de prevención en salud visual, jornadas de atención especializada, y nuevos servicios de la óptica institucional.
Remitir información a las autoridades sanitarias y judiciales en cumplimiento de reportes epidemiológicos de salud pública u órdenes legales.
B. Colaboradores y Personal Médico:
Gestionar el proceso de contratación laboral o de prestación de servicios, administración de nómina, aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y obligaciones tributarias.
Publicar el perfil profesional básico y datos de contacto en el directorio médico del sitio web institucional para orientar a los pacientes.
Controlar los accesos físicos y lógicos a los sistemas de información e infraestructura tecnológica de La Clínica.
Registrar y evaluar las capacitaciones, actividades de docencia y competencias del personal científico.
C. Procesos de Selección (Aspirantes):
Evaluar las hojas de vida, validar los antecedentes académicos, laborales y profesionales, y adelantar estudios de seguridad cuando corresponda dentro del proceso de reclutamiento.
D. Proveedores y Contratistas:
Efectuar la vinculación comercial, órdenes de compra de insumos médicos o equipos tecnológicos de vanguardia, control de pagos, reportes tributarios y evaluación del cumplimiento del servicio contratado.
3. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
La Clínica solicitará la autorización previa, expresa e informática (o física) al Titular a más tardar en el momento de la recolección de sus datos.
- El Tratamiento al cual son sometidos los datos personales y la finalidad de estos.
- El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean formuladas, en especial cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
- Los derechos que le asisten como Titular.
- La identificación, dirección electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
- Forma de Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato.
3.1 CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN
Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requerirá autorización en los siguientes escenarios:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, la Fundación Santa Fe de Bogotá deberá cumplir las siguientes obligaciones:
- Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
- Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
- Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.
Parágrafo: Se exceptúan de esta autorización, los casos señalados por la Ley y por las autoridades en los cuales es perentorio la revelación de datos.
4. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen derecho a:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Clínica o los Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Clínica, salvo en los casos exceptuados por la ley.
Ser informado, previa solicitud, respecto del uso institucional que se le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normativa de protección de datos personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (como la custodia obligatoria de la historia clínica por los términos fijados en la Resolución 839 de 2017).
Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
4.1 PROTECCIÓN PREVALENTE DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
En el tratamiento de datos de menores de edad, La Clínica garantizará el respeto de sus derechos fundamentales e interés superior. La recolección de sus datos personales estará supeditada a finalidades estrictamente médicas y de salud. La autorización pertinente deberá ser otorgada por su representante legal (padre, madre o tutor), escuchando la opinión del menor de acuerdo con su madurez y grado de discernimiento.
5. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS (HABEAS DATA)
Los titulares o sus causahabientes podrán formular consultas o reclamos relacionados con sus datos personales a través de las dependencias e instancias que La Clínica ha dispuesto para este fin.
5.1 CANALES OFICIALES DE ATENCIÓN
Dirección Física: Ventanilla de correspondencia y atención al usuario – Calle 17 n° 0-88, Barrio La Playa, Cúcuta, Norte de Santander.
Canal Electrónico: Correo institucional habilitado para protección de datos: atencion@clinicapenaranda.com
5.2 TRÁMITE DE CONSULTAS
Las solicitudes que tengan por objeto conocer la información personal que reposa en los registros de La Clínica serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Si no fuere posible resolver la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y se fijará una nueva fecha de respuesta, la cual en ningún caso superará los fivco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5.3 TRÁMITE DE RECLAMOS (Corrección, Actualización o Supresión)
Cuando el Titular considere que sus datos deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o advierta un presunto incumplimiento de los deberes legales, podrá presentar un reclamo escrito que contenga:
Nombre e identificación completa del Titular o peticionario.
Descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo y el objeto de la petición.
Dirección física o electrónica para el envío de la respuesta.
Documentos que soporten la solicitud.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se insertará en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atenderlo en ese lapso, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha de atención, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6. TEMPORALIDAD, TRANSFERENCIA Y SEGURIDAD
6.1 TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO
Los datos personales permanecerán en las bases de datos de La Clínica de acuerdo con la finalidad para la cual fueron recolectados. Los datos comerciales o administrativos se suprimirán una vez finalizada su causa. No obstante, los datos de la historia clínica de los pacientes se conservarán bajo estricta reserva por los términos legales obligatorios dispuestos por el Ministerio de Salud (mínimo 15 años desde la última atención), periodo en el cual no procederá la solicitud de supresión por parte del titular debido a un mandato legal expreso.
6.2 TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL
La Clínica no transferirá datos personales a terceros países que no cuenten con niveles adecuados de protección de datos definidos por la SIC. Las transmisiones de datos a proveedores tecnológicos externos (ej. servidores en la nube de almacenamiento clínico o copias de seguridad automatizadas) se regularán mediante contratos de transmisión de datos personales que cumplan con el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
6.3 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
La Clínica adopta medidas técnicas, humanas y organizativas rigurosas para salvaguardar la integridad de los registros. Esto incluye el uso de protocolos de seguridad en su sitio web corporativo, cifrado de bases de datos, restricciones de acceso por niveles de usuario para el personal asistencial y copias de respaldo periódicas controladas por la Dirección Científica y Administrativa.
7. VIGENCIA Y MODIFICACIONES
Esta política rige a partir de su publicación oficial y sustituye cualquier disposición o manual de protección de datos adoptado previamente por la institución.
La Clínica se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales de forma parcial o total para ajustarla a las nuevas directrices regulatorias del sector salud o de la Superintendencia de Industria y Comercio. Cualquier cambio sustancial referido a las finalidades o la identificación del responsable será comunicado en el sitio web institucional antes o a más tardar al momento de su implementación, solicitando una nueva autorización cuando las modificaciones alteren el alcance del consentimiento original.
Documento actualizado y aprobado por la Dirección Científica y el Comité Administrativo de la Clínica Oftalmológica Peñaranda.
